Dataskyddsbeskrivning

Registrets namn

Medborgarrådgivningens kundservicesystem

Registeransvarig

Befolkningsregistercentralen
Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 0295 535 001, e-post kirjaamo(at)vrk.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Enheten Kunder, Medborgarrådgivningen
Servicechef Minna Kuitunen
Telefon 0295 535 106/050 560 8986, minna.kuitunen(at)vrk.fi
Vuorikatu 1, 45101 Kouvola
Telefon (växel) 0295 535 001, e-post kirjaamo(a)vrk.fi  

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att besvara förfrågningar som kommer till Befolkningsregistercentralens Medborgarrådgivningstjänst och för vidarebefordran av respons på myndigheternas verksamhet.

Dataskyddsombud

Ledande sakkunnig Noora Kallio
Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 0295 535 001, noora.kallio(at)vrk.fi

Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Personuppgifterna förvaras i två år för att göra det möjligt att återkomma till kundens tidigare servicehändelse. Inspelningar av telefonsamtal förvaras dock i endast två månader.

Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på förordningen om vissa uppgifter för Befolkningsregistercentralen (16.11.2017/760, 1 §). Befolkningsregistercentralen producerar och utvecklar tjänsten Medborgarrådgivningen. Medborgarrådgivningen är en allmän rådgivningstjänst för alla som använder offentlig service, och den stöder myndigheternas rådgivningstjänster. Med hjälp av tjänsten vill vi öka medvetenheten om den offentliga förvaltningens tjänster och göra det lättare att uträtta ärenden.

Uppgifterna används för att svara på servicebegäran som tas emot av Befolkningsregistercentralens Medborgarrådgivningstjänst samt vidarebefordra feedback som gäller myndigheternas verksamhet. Syftet med lagringen av uppgifter är också att följa och förbättra tjänstens kvalitet. Telefonsamtal spelas in sporadiskt för utbildning av servicerådgivare.

Medborgarrådgivningen använder drifttjänster som tillhandahålls av Elisa, Digia och Tieto.

Registrets datainnehåll

I kundservicesystemet lagras
  • telefonnummer, telefonsamtalets start- och sluttidpunkt, kötid
  • servicespråk: finska/svenska/engelska
  • e-postadress, om kunden har uppgett en sådan
  • responsens eller servicebegärans innehåll: frågan och det svar som getts
  • andra uppgifter som den registrerade själv uppgett skriftligt (chat, e-post, internetblankett), t.ex. namn.

Samtal spelas in sporadiskt för utbildning av servicerådgivare.

Kunden informeras i början av samtalet om att diskussionens spelas in genom ett automatiskt röstmeddelande om inspelningen.

Normala datakällor

Uppgifterna samlas in av kunderna själva.

Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Uppgifter utlämnas i regel inte till tredje parter. Om ärendet gäller en myndighets service och förutsätter att kunden får ett svar, vidarebefordras e-postadressen eller telefonnumret till myndigheten.

Uppgifter kan också utlämnas till polisen med stöd av lagen.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

Principerna för skyddet av registret

A. Manuellt material

Inget manuellt material behandlas i tjänsten.

B. Material som behandlas elektroniskt

Uppgifterna har skyddats med iakttagande av informationssäkerheten på det sätt som förutsätts i lagstiftningen. Registret används endast av den personuppgiftsansvarige och har lagrats på en server som är skyddad genom identitetskontroll. Endast Medborgarrådgivningens tjänstemän kan behandla personuppgifterna. Den server där uppgifterna sparas finns i åtkomstkontrollerade lokaler.
 
Rapporteringen av servicehändelser sker statistiskt och ingen som lämnat en servicebegäran rapporteras eller individualiseras.
 
Eventuellt automatiskt beslutsfattande

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna som behandlas av Medborgarrådgivningen.

Granskningsrätt

Den registrerade har rätt att be den personuppgiftsansvarige om åtkomst till sina personuppgifter, dvs. granska de uppgifter om den registrerade som lagrats i Medborgarrådgivningens kundservicesystem. Begäran ska skickas in skriftligt till Befolkningsregistercentralens registratorskontor. Den registrerade ska specificera att granskningsbegäran gäller uppgifter som behandlas av Medborgarrådgivningen.

Den personuppgiftsansvarige besvarar den registrerades begäran utan oskäligt dröjsmål och rätten till insyn verkställs i regel inom en månad från att begäran har framställts.

Den ovan nämnda utsatta tiden på en månad kan dock vid behov förlängas med högst två månader ifall den registrerades begäran har ett utredningsbehov som förutsätter en längre tidsfrist. Den personuppgiftsansvarige meddelar den registrerade om en eventuellt längre utsatt tid och anger orsakerna till dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Den registrerade har rätt att kräva ändring av uppgifter som Medborgarrådgivningen har lagrat om den registrerade. Begäran ska skickas in skriftligt till Befolkningsregistercentralens registratorskontor. Den registrerade ska specificera att granskningsbegäran gäller uppgifter som behandlas av Medborgarrådgivningen.

Den registrerade ska i sin yrkan identifiera och motivera vilka uppgifter som ska ändras och vilka den registrerade anser de korrekta uppgifterna vara samt på vilket sätt ändringen ombeds ske.

Den personuppgiftsansvarige besvarar den registrerades begäran utan oskäligt dröjsmål och rätten till insyn verkställs i regel inom en månad från att begäran har framställts.

Den ovan nämnda utsatta tiden på en månad kan dock vid behov förlängas med högst två månader ifall den registrerades begäran har ett utredningsbehov som förutsätter en längre tidsfrist. Den personuppgiftsansvarige meddelar den registrerade om en eventuellt längre utsatt tid och anger orsakerna till dröjsmålet.

Återkallande av samtycke

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på samtycke.

De registrerades övriga rättigheter i anslutning till behandling av personuppgifter

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system.

I vissa fall har den registrerade rätt till begränsning av behandlingen av personuppgifter med stöd av artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter. Ett besvär ska anföras hos tillsynsmyndigheten:

Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00521 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi

Övrig information

Dataskyddsbeskrivningen för Medborgarrådgivningens kundservicesystem kan läsas på Befolkningsregistercentralens webbsidor (https://vrk.fi/sv/dataskydd), på Medborgarrådgivningens webbsidor (https://kansalaisneuvonta.fi/sv-FI) och på Befolkningsregistercentralens registratorskontor.

Du kan bekanta dig med Befolkningsregistercentralens allmänna dataskyddsinformation på adressen https://vrk.fi/sv/dataskydd.